湖南工业大学采购与招标管理办法

2019-07-04 10:41:17
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原创

           湖

                 湖工大政字〔201983

           湖南工业大学采购与招标管理办法

                                 第一章 总 则

第一条 为加强学校采购与招标工作的管理,规范采购行为,降低采购成本,加强对采购工作的监督,提高资金使用效益,促进学校各项事业有序发展,依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部第 87 号令)和《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规及《湖南省政府采购非公开招标采购方式审批管理办法》等有关招标和政府采购的法规和规章,结合学校实际,制定本办法。

第二条 学校所有工程、货物和服务等项目的采购与招标活动适用本办法。

第三条 本办法所称的采购,是指按照本办法规定的方式有偿取得工程、货物和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用、勘察、检测等。本办法所称的招标是指湖南工业大学作为招标人,对于有偿获得货物、工程、服务等活动的交易资格提出条件,公开或书面邀请投标人前来投标,并择优选择中标人的行为。

(一)货物是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、家具、设备、产品、图书资料、教材、软件、学生公寓用品、大宗食堂物资、医院药品等,其中科研仪器设备是指与教学和科研相关的货物。

(二)工程是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、维修等。

(三)服务是指除工程和货物以外的其他采购对象,如出版印刷、资产评估、预算编制、结算审计、设计、监理、劳务、数字资源使用权、数据委托管理、教学评估、教职工和学生各类保险、科研项目外委等。

第四条 学校的采购招标活动应当遵循合法、合规、公开、公平、公正和诚实守信的原则。

 

                                                              第二章 组织机构及职责

第五条 执行采购与招投标重大事项的校长办公会议制度。

1、审定学校采购与招投标的规章制度;

2、审定学校年度采购计划;3

3、审定应公开招标而因特殊情况无法实施的采购项目;

4、审定采购与招投标工作中的重大或重要事项、文件、合同。

第六条 学校成立招标委员会,委员会主任为分管采购与招标工作的校领导,副主任为分管财务工作的校领导,成员由资产管理处(采购与招标管理中心)、审计处、财务处等部门负责人组成。招标委员会办公室(以下简称招标办公室)设在资产管理处,资产管理处负责人任办公室主任。招标委员会的主要职责有:

(一)统一管理全校采购与招标工作,讨论、审查学校采购

与招标工作的有关规章制度,协调解决采购与招标工作中出现的问题;

(二)负责审定重要项目的采购与招标文件;

(三)审定学校评标专家库组成人员;

(四)对重大项目和重要事项的招标活动,招标委员会成员

可作为招标工作人员直接参与招标并负责监督招标工作的全过程;

(五)对招标委员会办公室的工作进行指导和监督;

(六)将重大、重要采购事项提交校长办公会。

第七条 采购与招标管理中心作为学校招标委员会的办事机构,具体负责学校各项采购计划的实施,主要职责有:

(一)执行国家、省招投标和政府采购有关法律法规以及学校采购与招标;

(二)根据国家政府采购法、招投标法,省政府采购政策和规定,结合学校实际情况,起草学校采购与招标管理办法及实施细则,明确工作程序与相关要求;

(三)将采购计划上报省政府采购主管部门审批或者备案;

(四)编制或参与编制招标文件,包括组织相关部门和专家对招标文件进行论证;

(五)协调政府相关部门、省公共资源交易中心或招标代理机构处理采购与招标事项,配合处理相关质疑与投诉等事宜;

(六)对口省政府采购主管部门办理电子合同的签署和备案工作;

(七)组织学校自主采购项目的采购招标活动;

(八)配合采购与招标项目立项、论证、合同签订、货款支付和监管、验收等工作;

(九)建立和管理学校评标专家库”“招标代理机构库

(十)及时做好采购与招标有关文件资料的整理、立卷、归档;

(十一)定期对已完成的项目及招标事宜向招标委员会汇报;

(十二)完成招标委员会交办的其他工作。

第八条 审计处主要职责:

(一)审定 30 万元(含)以上基建工程项目、5 万元(含)以上服务类项目、3 万元(含)以上后勤修缮项目的上限值;

(二)审定非单一来源,项目单价 10 万元(含)以上、批量

金额 30 万元(含)以上货物采购计划的预算;

(三)参与招标代理公司抽签工作;

(四)参与现场采购;5

(五)根据《湖南工业大学合同管理办法》有关规定参与合同会签;

(六)根据《湖南工业大学固定资产验收管理办法》参与验收。

第九条 财务处的主要职责:

(一)核实采购计划中的资金来源;

(二)审查采购付款方式、时间;

(三)支付货款;

(四)检查采购预算执行情况;

(五)调整采购预算;

(六)参与现场采购;

(七)根据《湖南工业大学合同管理办法》有关规定参与合同会签;

(八)根据《湖南工业大学固定资产验收管理办法》参与验收。

第十条 学校分类组建评标专家库,其人员从校内外相关领域的技术、经济、管理、法律专家中遴选,并定期进行更换。

(一)参加政府采购项目的评标专家,一般项目的业主评委

由使用单位推荐;重点项目的业主评委由使用单位推荐,报招标委员会主任审定,或由招标委员会推荐,有必要的应上校长办公会;外请专家评委由公共资源交易中心或招标代理机构按湖南省政府采购的相关规定抽取,评标小组组长从参与评标的外请专家中推荐产生。

(二)学校集中采购项目的评标专家,一般由 3 人以上的单数组成,由采购计划承办部门从学校评标专家库中随机抽取,评标小组组长从随机抽取的专家中推荐产生。

第十一条 为明确各部门的职责,学校按照采购项目的经费来源确定归口管理及项目承办部门。

(一)建设工程和建设修缮归口基建处,其他修缮服务归口后勤处。其主要职责如下:

1、负责协调政府相关部门,组织项目的立项、报建、审核、勘察、设计和论证等工作;

2、编制及审核工程量清单及预算;

3、根据采购与招标项目的性质,做好采购与招标的前期准备工作;

4、参与评标工作;

5、负责合同的签订;

6、负责实施并监督项目的合同履行;涉及合同变更、隐蔽工程等情况签证须按程序办理相关手续;

7、工程竣工后,按相关规定和程序组织项目的验收工作;

8、办理项目进度款的审核,协助办理国库集中支付手续;

9、按档案管理要求负责项目所有资料的整理归档。

(二)货物、服务类项目归口管理明确如下:

1、预算内教学物资、设备、教材、教学平台归口教务处;

2、网络设备、服务器、存储设备、操作系统、数据库系统等信息化基础设施归口现代教育中心;

3、办公家具(设备)、场地和房屋租赁、经营性项目归口资产管理处;

4、食堂的大宗物资、物业托管归口后勤处;

5、印本、电子文献、信息资源以及相关平台建设归口图书馆;

6、用科研经费购置的物资设备归口科技处、社科处;

7、用学科建设经费购置的物资设备归口研究生院;

8、其他服务(如广告宣传、出版、印刷、审计、资产评估、造价咨询等)根据各部门的职能分工确定项目归口部门。

其主要职责如下:

1、按学校有关规定和程序进行采购计划申请,并办理立项审批等手续;

2、组织用户和专家对拟采购项目进行技术经济论证,设定技术参数和服务条件,将预算送审计处审定,充分做好招标前期准备工作;

3、参与评标工作并负责解答招标技术质疑;

4、负责合同的签订;

5、组织或参与采购项目的验收;

6、按合同办理付款手续。

 

                             第三章 计划申报与审批

第十二条 学校各部门的采购项目,无论何种经费来源,都必须按规定程序进行计划申报、立项和审批,并在经费指标范围内实施。8

(一)工程建设项目(包括规划、勘察、设计、施工、监理、检测等)计划由基建处或后勤处负责,严格按照相关规定进行立项审批。

(二)货物、服务、维修等项目由使用部门提出计划申请,经费来源归口管理的职能部门负责论证审批,并提供货物、服务等项目的技术要求或规范。

第十三条 学校各部门应加强采购工作的计划性,定期集中提交采购计划,便于采购与招标管理中心压缩采购批次,降低采购成本,提高采购效率。

第十四条 采购项目属政府集中采购目录或达到政府采购限额标准的,由采购与招标管理中心向湖南省教育厅、湖南省财政厅统一申报政府采购计划。

第十五条 严格落实进口产品审批制度,并在指定报关单位履行海关程序,凡国内产品能够满足需要的不得进口。凡采购涉及节能环保产品的,必须执行国家和湖南省发布的有关节能环保产品清单(目录)。采购小汽车、特种设备、危险化学品和易制毒化学品等,要按相关程序办理审批手续。

第十六条 同一部门负责承办的年度预算内的常规性的同性质同类型的维修、货物、服务等项目,应作为一个项目予以申报立项,严禁拆分。

 

                                             第四章 采购限额及方式

第十七条 学校采购与招投标按采购范围及限额标准分为:政府采购、学校集中采购和使用单位自行采购三种类型。

第十八条 政府采购包括

(一)纳入当年度湖南省集中采购目录之内的所有品目;

(二)未纳入当年度湖南省集中采购目录之内,但采购预算金额达到政府采购限额标准以上的项目。

第十九条 没有达到政府采购限额标准,但达到以下标准的采购项目,实行学校集中采购。

(一)货物预算金额达到单价 3 万元(不含)、批量 5(不含)万元以上的采购项目;

(二)服务项目预算金额达到 15(含)万元以上、工程项目预算金额达到 30(含)万元以上的采购项目;

(三)利用国家专项资金必须进行招标采购的项目;

(四)学校决定实行集中采购的项目。属于政府采购范围的,严格按照政府采购相关法律法规的要求确定采购方式,包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购、竞争性磋商等;属于学校集中采购范围的参照政府采购方式, 根据具体情况可选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购、竞争性磋商、网上竞价、直接委托、定点供货等。

第二十条 学校任何部门不得将应当以公开招标方式采购的

项目化整为零规避公开招标。校内公开招标或委托代理公司公开招标的政府采购限额以下的项目,只有两家合格供应商参与投标的,经全体评委同意,报招标委员会办公室主任批准,可直接转入竞争性谈判;只有一家合格投标人参加的,经全体评委和招标委员会办公室主任同意,报请招标委员会主任批准,可直接转为单一来源谈判方式采购。

第二十一条 学校工程建设、维修、装饰、绿化等项目的施工,投资额或建筑面积达到《湖南省建设工程招投标管理条例》(以下简称《条例》规模标准要求的,按《条例》执行;未达到《条例》规定要求的,由学校组织采购与招标;基建工程单项合同估价在 5—30 万元(不含)、后勤修缮单项合同估价在 3—15万元(不含)的,由相关职能部门会同采购与招标管理中心从比选出的施工队伍库中抽取实施;单项合同估价基建低于 5(含)万元、后勤低于 3(含)万元的,由职能部门自行指定实施。

第二十二条 货物类项目学校招标限额:政府集中采购目录之外且在政府采购限额标准以下的项目,由采购与招标管理中心组织学校集中采购。

(一)教学、行政、后勤、办公、医疗仪器、家具、图书、教材等物资采购,单价在 3 万元以上(含)或批量金额在 5 万元以上(含)的采购项目,实行学校集中采购。

(二)学校集中采购限额标准以下的项目,执行以下规定:

1、行政办公、教学用的常规物资实行定点采购,定点供货商通过比选确定,定点采购单位原则上两年比选一次,与供方签订供货协议,并定期公示定点采购物品的价格。需要看样订货的非标货物采购,由采购与招标管理中心、财务处、审计处、承办部门派人组成采购小组直接到市场现场询价采购。

2、凡购买单价在 3 万元以下(不含)或货款总值在 5 万元以下(不含)、且为政府集中采购目录之外的零星物资,使用部门在履行完审批程序后可自行采购(政府集中采购目录和要求定点的除外),规格、标准统一的零星物资原则上要求通过电商平台自行采购。

第二十三条 服务类项目学校招标限额设计、勘察、资产评估、预算编制、结算审计等服务项目规定:

(一)5 万元(不含)以下的项目由相关职能部门自行指定;

(二)5 万元—15 万元(不含)的项目由相关职能部门会同资产管理处从比选出的中介机构库中抽取实施;

(三)15 万元以上、政府采购限额以下的,实行学校集中采购。

第二十四条 科研项目购置科研仪器设备实行项目负责人制,执行《湖南工业大学科研经费管理办法》。

 

                              第五章 采购与招标工作程序

第二十五条 采购与招标执行流程

(一)经费归口部门组织技术论证或可行性研究;

(二)财务处确认经费来源;

(三)审计处确认上限值;12

(四)采购与招标管理中心编制或参与编制采购文件;

(五)审定采购文件;

(六)发布采购与招标信息;

(七)开标;

(八)公示并发放中标通知书;

(九)签署合同。

第二十六条 采购与招标计划的申请与审批

(一)政府采购限额标准以下的项目由项目负责人、项目单位行政负责人、经费归口管理部门负责人签字;

(二)政府采购限额标准以上、公开招标限额标准以下的项目,由项目负责人、项目单位行政负责人、经费归口部门负责人和分管校领导;

(三)政府采购公开招标限额标准以上的项目,由项目负责人、项目单位行政负责人、经费归口部门负责人和分管校领导、学校法人代表签字。

(四)论证报告

1、凡申购的仪器设备单价在 15 万元(含)以上,须按要求填写《湖南工业大学大型精密仪器设备申购可行性论证报告》。

2、凡申购项目为单一来源的,须填写《湖南工业大学单一来源采购申请表》。

3、凡申购的仪器设备为进口产品,须填写《湖南工业大学进口仪器设备请购审批表》。

4、凡申购的仪器设备单价在 5 万元(含)以上,须提供《湖南工业大学仪器设备询价报价单》。

5、除以上所列和工程项目,总金额 30 万元(含)以上的货物购置须填写《湖南工业大学货物项目购置论证报告》。

(五)原则上无预算不采购,确有紧急项目需无预算采购的,请购计划上需有相关领导签字。

第二十七条 招标文件会签

需要制作招标文件的项目,招标文件必须会签,会签权限如下:

(一)政府采购限额标准以下项目的招标文件由项目负责人、项目单位行政负责人签字。

(二)政府采购公开招标限额标准以上的货物、政府采购限额标准以上公开招标限额标准以下的工程与服务,由项目负责人、项目单位行政负责人和分管校领导、经费归口部门行政负责人和分管校领导签字。

(三)政府采购公开招标限额标准以上的工程、服务和招商建库项目,由项目负责人、项目单位行政负责人和分管校领导、经费归口部门行政负责人和分管校领导、湖南工业大学法人代表签字。

(四)非招标文件原因造成流标、废标的,不再重新进行招标文件会签。

第二十八条 学校集中采购活动是政府采购活动或者委托代理公司采购与招标活动的补充。公告期限参照湘财购【201716 号文的要求规定如下:

(一)公开评比、资格预审公告的公告期为 5 个工作日;

(二)竞争性谈判、竞争性磋商、询价采购实施前须发布采购公告,公告期限不少于 3 个工作日;

(三)单一来源采购实施前须进行公示,公示期限不少于 5个工作日;

(四)中标、成交结果自中标、成交供应商确定之日起 2 工作日内 公告,公告期限为 1 个工作日。

第二十九条 评标委员会学校集中采购评标委员会由专家(专家库抽取)与项目承办部门委派人员组成(应为 3 人或以上单数),组织工作由采购与招标管理中心负责。

第三十条 应急抢修工程项目,项目单位可视情况先施工抢修,并按规定及时补办相关手续。应急抢修工程项目是指供水、供电、供气、通讯、网络、道路等基础设施发生突发性事故,影响学校教学科研工作和教职工生活的正常运行,急需抢修的项目。

第三十一条 相关部门应根据项目实施时间提前向采购与招标管理中心申请采购并提供相关材料,以便采购与招标管理中心能按规定程序进行审查、报批和完成采购工作。15

第三十二条 学校直接委托项目是指垄断行业或因不可抗因素无法通过正规流程或单一来源谈判、且时间紧迫的政府采购限额以下项目。直接委托项目由申请部门填写直接委托申请表进行相关审批,采购与招标管理中心协助进行校内专家随机抽取与谈判后,按相关要求予以实施。

第三十三条 对捐赠给学校的货物、工程或服务,如捐赠单位要求自行采购或指定了供应商的,不需经过招标采购程序,由校长或经校长授权的分管校领导与捐赠单位或供应商直接确定相关事项。

 

                               第六章 合同的签订与履行

第三十四条 中标通知发出后,由采购(招标)项目申请单位按照《湖南工业大学合同管理办法》办理合同会签手续与合同签订。

第三十五条 签好的正式合同需交二份给资产管理处,一份用于采购与招标管理中心向财政厅政府采购处进行电子合同备案,一份用于家具设备科组织验收。其他要求按《湖南工业大学合同管理办法》执行。

第三十六条 项目承办部门负责监督管理合同的履行。如遇特殊情况需变更合同时,需按《湖南工业大学合同管理办法》处理。

 

                               第七章 验收与支付

第三十七条 项目验收按《湖南工业大学固定资产验收管理办法》执行。

第三十八条 项目结算与支付。工程类项目由基建、后勤等相关职能部门依照合同办理付款手续;货物、服务及其它类项目由经费来源部门按规定办理结算手续。财务部门根据项目开支渠道办理支付手续。

 

                                第八章 档案管理

第三十九条 凡是学校的采购项目均应建立采购档案。采购与招标管理中心应指定专人对开标过程进行记录,并连同请购计划、招标文件、投标书、评标、定标结果与公示材料等一起存档备查。

(一)基建工程项目的资料归档,由基建(后勤)处负责,其中招投标阶段的相关资料由采购与招标管理中心负责收集整理、并移交基建(后勤)处。

(二)货物、服务类采购项目的资料归档,有关招投标的相关资料由采购与招标管理中心负责收集整理、并移交学校档案馆存档。项目申请部门经办签订的合同,由申请部门负责移交学校档案馆存档。

 

                              第九章 监督检查

第四十条 采购中心的工作人员应当具备良好的政治站位,掌握一定的技术、经济、管理和法律知识,具有相关职业素质和专业技能,符合岗位任职要求。

第四十一条 学校采购与招投标工作接受全校教职工的监督。任何单位和个人有权对学校采购中的违纪违法行为进行举报,学校有关部门应当及时进行处理。

第四十二条 在立项过程中,项目申请部门应对所采购的项目进行充分的技术经济论证,因技术方案或技术参数论证失误或修改不当,给学校造成不良后果的,要追究相关人员的责任。

应充分提高资产利用率,避免重复购置或重复建设,因归口管理部门未提出异议导致重复购置或重复建设的,由归口管理部门承担责任;因项目承办部门或相关职能部门未采纳归口管理部门意见导致的重复购置或重复建设,由相应部门承担责任。

第四十三条 在采购与招投标活动中,采购人员及相关人员与供应商有利害关系的,必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其它供应商有利害关系的,可以申请其回避。本条所称相关人员,包括评标小组的组成人员、谈判小组或询价小组的组成人员;本条所称利害关系遵循《政府采购法实施条例》第九条来判定。

第四十四条 参加学校采购与招投标活动的采购人员、监督人员和相关人员,必须遵守国家法律法规和学校有关规章制度,有下列情况之一者,根据情节轻重,给予党纪、政纪处分,构成犯罪的移送司法机关处理;是评标专家库成员的,取消其评标专家资格。

(一)项目承办单位或个人违反规定,擅自进行采购,对必须进行招标的项目不招标、将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的;

(二)以不合理的条件限制或排斥潜在投标人、对潜在投标人实行歧视待遇、强制要求投标人组成联合体共同投标或者限制投标人之间竞争的;

(三)未经批准擅自改变采购方式或改变技术参数的;

(四)评标小组成员或者其他有关工作人员收受投标人的财物或者其他好处、向他人透露与评标有关信息的;

(五)向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量或者可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况,或者泄露标底的;

(六)违规传递评标信息;干扰评标;检查、验收失职,给学校造成损失的。

(七)项目承办单位或个人有意刁难中标供应商,不与其签订合同、不按规定验收、不按合同付款,影响学校声誉的。

第四十五条 在签订合同过程中,发现合同内容和服务条款与招标、投标文件确定的品牌、规格、型号、数量、价格等不相符合的,以及在合同履行过程中,擅自变更合同、提高合同金额的,要追究相关人员的责任。

第四十六条 投标人有下列情形之一的,取消其入围资格,没收其投标保证金,列入湖南工业大学失信黑名单;禁止该供应商和其业务经办人三年内参与学校的采购活动;如已经中标,取消其中标资格或终止合同;情节严重的,依据法律、法规处理。

(一)提供虚假材料谋取中标的;

(二)采取不正当手段诬告、诋毁、排挤其他供应商的;

(三)投标人之间恶意串通投标的;

(四)与采购人及相关人员串通谋取中标的;

(五)向采购人及相关人员提供不正当利益的。

第四十七条 中标供应商有下列情形之一的,没收其履约保证金,列入湖南工业大学失信黑名单;禁止该供应商和其业务经办人三年内参与学校的采购活动;情节严重的,依据法律、法规处理。

(一)中标通知发出后不与学校签订采购合同的;

(二)签订合同后不能切实履行合同条款的;

(三)在合同履行和售后服务过程中存在质量问题和不良记

录的。

 

                               第十章 附 则

第四十八条 学校所属二级法人单位,参照本办法执行。

第四十九条 本办法若与国家法律、法规和上级有关政策不符的,以国家法律、法规和上级有关政策为准;上级政府采购招标限额标准如有变动,本办法所提的限额自动以新的标准为准。

第五十条 本办法由学校招标委员会办公室负责解释。凡此前颁发的有关管理规定,与本办法不一致的,以本办法为准。

第五十一条 本办法自 2019 7 1 日起执行。原《湖南工业大学采购与招标管理办法(试行)》(湖工大政字〔201811 号)同时废止。

                       湖南工业大学

                                                      2019 6 24

 

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