湖南工业大学合同管理办法

2019-07-15 15:51:26
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原创

        湖

           湖工大政字〔2019107

          湖南工业大学合同管理办法

                    第一章 总 则

第一条 为规范学校合同管理工作,防范法律风险,维护学校合法权益,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称合同,是指学校与其他民事主体设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的协议,具体名称包括合同(书)、协议(书)、合作意向书等。国家行政机关或者事业单位因行政管理、行政资助、业务指导等行政公务,以及公共企业提供资源性产品而与学校订立的合同,例如科研项目、供水(电、气、通讯、互联网)等合同,不适用本办法。

第三条 学校合同管理工作遵循依法依规、分类管理、各负其责、规范高效原则。

第四条 未经学校法定代表人(校长)授权,学校职能部门、直附属单位、学院等内设非法人机构不得以自己的名义对外签订合同;事关三重一大决策事项的合同,应当事先经校长办公会或者校党委会议决策同意。校长办公会通过的规范性文件、决议,是校长行使权力以及

书面授权的重要形式。学校任何机构、个人不得利用合同来损害国家和学校利益、社会公共利益或者他人合法权益,或者为任何单位或者个人谋取私利;不得在合同订立、履行等过程中擅自对外出具承诺函、担保函、对账函、答复函、会议纪要、意向书、补充协议等设定学校义务、责任或者可能有损学校权益的书面文件。

第五条 因开展工作需要订立并履行合同的职能部门、直附属单位、学院等,是合同承办部门。承办部门具体负责合同谈判与草拟、合同审核与修改、合同档案整理移交等工作,对合同事务负主体责任。承办部门与经费归口部门不一致的,承办部门应与经费归口部门协调好经费使用事项后,牵头完成合同订立程序,对合同事务承担主体责任。政策法规室是学校合同管理的常设机构,具体负责合同的政策法律审查,参与重大或者复杂合同的谈判,监督合同的履行等工作。财务处负责对合同财务收支事项进行审查,审计处负责对合同所涉审计事项进行审查。

第六条 涉及多部门的合同,按照权责对等的原则,负主要责任的部门为合同承办部门。合同承办部门应确定本部门合同管理员,并报政策法规室备案。

 

                                                                 第二章 合同的立项

第七条 合同的签订必须以项目的立项为依据,项目须按程序立项后方能签订合同。

第八条 凡列入年度预算的项目,由承办部门按规定办理立项。承办部门和承办人具体负责合同的立项和洽谈工作。凡未列入年度预算计划的项目,必须按《湖南工业大学预算管理办法》规定的程序,追加预算或落实经费来源后按规定立项。

第九条 承办部门对职责范围内的立项,实行集体讨论决策原则。经部门、学院会议讨论决定的立项,以会议纪要作为立项依据;经校领导批准的立项,以批示材料作为立项依据。按规定必须签订合同的项目,承办部门应当报请校领导批准立项。校领导批准立项的权限与本办法第二十二条、第二十三条规定的合同审签权限一致。

第十条 凡对外投资、融资、准入经营、联合办学、以学校资产联合经营等重大合同,须经学校党委会或校长办公会讨论批准后方可立项。

第十一条 立项文件包括会议纪要、请示批复等形式。

 

                                                              第三章 合同起草与调查

第十二条 合同应当以书面形式事先订立,不得事后补签合同。

第十三条 单项金额人民币 5 万元以下的经济事项原则上可以不签订合同,但涉及生产安全、教学科研安全、生活安全等权利义务复杂,或者不签订合同难以监督合同履行,或者可能发生

其他政策法律风险的情形,应当签订合同。若有以上情形应当签订而未签订合同的,由承办部门承担责任。

第十四条 合同的内容应当合法、完整、明确、具体、严谨,如实、准确地反映合同各方的权利义务。合同文本一般应当包括以下条款:

(一)当事人名称或者姓名和住所。

(二)标的、数量、质量、技术标准;验收的标准、方法和期限。

(三)价款或者报酬(含收、付款方式,税收支付主体等)。

(四)当事人各自的权利和义务及其履行的进度、期限、地点和方式等。

(五)国家秘密、商业秘密、工作信息、人员信息等事项的保密范围、期限。5

(六)违约责任。

(七)合同的解除或者终止条件。

(八)解决争议的途径。

(九)其他应当具备或者当事人共同认为应当明确的内容等。合同文本使用的语言应当为汉语。与国外单位或自然人订立合同,必须使用外语的,应当逐条附注汉语译文,或者附加汉语

译本。

第十五条 合同文本应当由己方承办部门负责起草,或者以己方为主起草。国家、行业或者学校有示范文本,并且学校是付款方、委托方的,应当采用示范文本,并不得删除或者改变示范

文本中有利于保护学校权益的条款。

第十六条 属于下列范围的合同,在开展实质性谈判和合同文本起草之前,合同承办部门应当对合同相对方的资质、履约能力、合作事项的可行性、合法性等进行调查、论证,或者委托律

师事务所、会计师事务所进行调查、论证,并且要求合同相对方提供法人登记证书、工商营业执照、经营许可证书、银行开户许可证、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资质、资信等有关情况的证照、文件的原件,并对前述原件进行复印留存归档:

(一)金额达到 200 万元的基建工程。

(二)金额达到 100 万元的技术开发、服务、咨询、转让。

(三)金额达到 50 万元的设备采购。

(四)金额达到 20 万元的大宗物资采购及修缮工程。

(五)学校或者职能部门认为有必要的其他事项。

第十七条 合同相对方委派其职工具体承担的合同义务属于依法应当具备相应职业资格才能履行的,则无论合同金额大小,合同承办部门都应当要求合同相对方提供相应职工的职业资格证

书、单位为职工缴纳社会保险的证明材料。

第十八条 学校对外的合作项目,初始合作期限原则上不超过三年,但有特殊需要情形除外。

 

                                                                  第四章 合同审签与签署

第十九条 按学校文件规定必须招标的项目,其合同实行承办部门、审计处、财务处、政策法规室、相关职能部门(如有必要)、校领导参与审签的制度(审签表格见附件一)承办部门负责人应就合同主体、性质、条款、可行性等进行初步审查,并对条款及有关情况的真实性负责。包含技术条款的合同,承办部门负责人还应核对合同正文及附件中相关技术参数等内容,保证技术性约定与相关文件(如招标文件、谈判文件、比选文件等)的一致性。审计处、财务处主要负责审查合同的立项、预算、结算及合同标的额等与本部门业务相关的商务性条款内容。政策法规室主要负责审查合同条款的规范性、内容的合法性,控制合同的政策法律风险。如审计处、财务处或政策法规室提出意见,需要其他职能部门参与审签的,承办部门还应将合同提交该职能部门审签。合同承办部门按照前列单位的顺序组织审签。

第二十条 合同承办部门组织审签时应当提交下列文件:(1项目立项文件;(2)项目议定资料(即项目承包商、供应商的选择与确定资料,包括但不限于评标、中标文件、询价资料);(3证明合同相对人身份、资质、资信等有关情况的证照、文件;(4法律法规或学校规定或项目需要的其他文件。

第二十一条 以上审签单位完成审签后,再由承办部门将合同提交相关校领导审签和签署。

提交校领导最终签署合同之前,承办部门负责人应当先对合同进行初签。

第二十二条 各级领导审签、签署权限划分如下:单项合同金额 5 万至 20 万的合同,由分管校领导最终审签并签署;20 万以上(包括本数)的合同,送分管校领导审签后,由法定代表人(校长)最终审签并签署;单项合同金额 5 万以下(包括本数)合同,由承办部门负责人签署。特殊类型合同如基建、设备采购、图书资料、物业等,合同金额人民币 50 万元以下(不包括本数),由相关职能部门负责人签署;50 500 万的,由分管校领导最终审签并签署;500 万以上(包括本数)的,送分管校领导审签后,由法定代表人(校长)最终审签并签署。

合同金额存在不可预知部分的,以可预知部分作为审签、签署权限的划分依据。

第二十三条 行政职能、业务分管校领导为相应合同事项的审签、签署分管校领导。行政职能、业务存在交叉关系的,以合同事项对应的主要行政职能、业务分管校领导为合同审签、签署分管校领导。根据以上规则尚无法明确合同审签、签署分管校领导的,由校长最终予以确定。合同的审签和签署,分管校领导和法定代表人系同一人的,分管校领导的审签为最终审签。

第二十四条 领回审签意见后,合同承办部门应当根据审签意见,对合同文本进行修改完善。其中,合法性、合规性、重大的法律风险或者其他风险问题,应当修改;一般的法律风险或者

其他风险问题,如果经合同各方协商认为确实不必修改的,应当写明理由,并承诺承担由此造成的不利后果。在会签完成之后 3 个工作日内,承办部门应按照审查意见修改合同文本,并形成正式合同文本。

第二十五条 合同承办部门应当在合同事项确定后根据审查时限提前做好材料准备和提交送审工作。审签部门在收到全部送审材料之后,按照下列时限完成审核、审查工作:

(一)合同承办部门:合同事项确定后 2 个工作日内。

(二)审计处、财务处、政策法规室、其他职能部门:收到送审材料后 3 个工作日内。如遇复杂、重大事项或者其他特殊情况,可适当延长审查期限,但应当说明情况。日常的、简单的合同应当尽早完成审查。

第二十六条 重要合同通过审查后在签订前有较大异动的,承办部门应按照以上程序重新组织审签。

第二十七条 责任人签署合同后,承办部门应将合同送政策法规室加盖湖南工业大学合同专用章合同文本落款日期一般为盖章时的日期。确因特殊情况补签合同的,合同承办单位应当在送审、盖章时做出书面说明。

第二十八条 下列合同由承办部门负责审签,必要时应当向政策法规室提出书面政策法律咨询:科研项目立项合同、供水(电、气、通讯、互联网)合同、在国有银行或者国有控股银行办理存款业务以及开通附属性银行服务的合同(协议)、联合申报科研项目(计划、平台等)、出版资助协议、专利申请人或者专利权人变更协议、廉洁协议等。此类合同由承办部门签署,并可使用承办部门印章盖章,有其他特定规定的遵照其他规定办理。本条第一款所涉合同涉及合作办学、资产处置、管理费收取等其他部门职能的,应事先征得该职能部门书面同意,并按第三十一条规定的简易审签程序办理;必要时还应当在履行采购或招投标程序后,按一般审签程序办理。

第二十九条 学校在合同上盖章后,承办部门应及时督促合同相对方按时完成合同盖章。

第三十条 双方签署合同后,承办部门应保证已方持有五份合同原件。一份由合同承办部门保存,一份送政策法规室保存,一份送政策法规室转财务处备案,一份移交学校档案馆存档,另

在执行合同款项时送一份交财务处作为收支依据。如属货物采购合同,还需送一份到资产管理处作为验收依据。使用合同电子管理系统的,己方应持有三份合同原件。一份由合同承办部门保存,一份移交学校档案馆存档,另在执行合同款项时送一份交财务处作为收支依据。

第三十一条 湖南工业大学合同专用章是学校对外签订合同的指定用章。由政策法规室统一管理,任何单位和部门不得擅自刻制和使用,也不得以其他图章代替。

第三十二条 按学校文件规定非必须招标的项目,其合同实行承办部门、政策法规室、校领导参与的简易程序审签(简易审签表格见附件二)。审签、签署责任及盖章要求依照以上规定确定。

第三十三条 承办部门应于合同签订完成后的 3 个工作日内将合同原件制作成 PDF 文档上传到政策法规室的合同电子管理系统。

 

                                                                 第五章 合同的履行与档案管理

                               第一节 合同履行

第三十四条 合同成立生效后,合同承办部门应当安排专人负责合同的履行,并报政策法规室备案。该专人岗位发生变动或调离的,应当及时与承办部门办理合同履行管理职责交接手续,

及时到政策法规室办理变更备案。合同承办部门应当按照合同约定,积极、全面地履行己方合

同义务、行使己方合同权利,维护学校权益。合同承办部门不得以未掌握经费使用情况等为理由,拒绝承担合同履行的主体责任。

第三十五条 合同承办单位应当注意履行方式和过程的规范化、书面化,妥善保存各方有关合同履行资料。

第三十六条 合同履行过程中,合同相对方履行合同义务存在迟延、瑕疵等异常情况时,合同承办部门应当及时以书面形式提出催促、异议、索赔等主张并保留送达回执。同时,合同承办

部门应及时将相应情况及资料报政策法规室,由政策法规室根据情况依法维护学校权益。

第三十七条 政策法规室应制作合同履行台账(表格见附件三),定期(每年不少于两次)对合同履行情况进行监督检查。承办部门应当按照政策法规室的要求,按时填报合同履行情况。

政策法规室合同履行情况检查中,发现合同相对方履行合同义务存在迟延、瑕疵等异常情况的,应当要求承办部门作出说明,并及时采取措施依法维护学校权益。检查中发现的重大合同履行风险,应当及时向相关校领导报告。

 

                          第二节 合同的变更或者解除

第三十八条 合同承办部门发现合同签订时的情况或者条件发生变化,继续履行合同将给学校造成损害时,应当及时变更或者解除合同,必要时咨询政策法规室;属于重大合同的,应当及

时书面请示分管校领导。合同变更、解除、提前终止的审签程序,按第四十二条规定的程序办理。

第三十九条 合同承办部门收到合同相对方要求变更或者解除合同的书面文件(含传真、电子邮件、信函、电报等)之后,应当及时向职能部门、政策法规室提供书面情况说明以及有关材

料,及时做出相应处理;属于重大合同的,应当及时书面请示分管校领导。

第四十条 合同变更或者解除应当注意以下事项:

(一)合同主体变更,应当征得合同各方书面同意。

(二)合同中有担保条款的,变更合同应当经原担保方同意并签字盖章予以确认。

(三)合同经过上级主管部门批准的,变更、解除合同的协议应当报原批准机关批准。

(四)合同经过公证的,变更合同的协议应当报公证机关重新公证。

(五)法律法规有特别规定的,应当按法律法规的规定办理。

 

                               第三节 合同纠纷处理

第四十一条 对合同履行过程中产生的纠纷,合同承办部门应当及时、妥善处理。合同承办部门收到合同相对方提出的口头或者书面索赔要求之后,应当及时向职能部门、政策法规室提供书面情况说明以及有关材料,及时做出相应处理;属于重大合同的,应当及时书面请示分管校领导。

第四十二条 合同承办部门应当注意纠纷处理方式和过程的规范化、书面化,回函应当审慎、客观,如实作好函件收发记录,妥善保存各方有关纠纷解决的往来函件(含邮寄凭证、回执等)、会议纪要、备忘录等资料。

第四十三条 因变更、解除合同或者纠纷处理而产生的补充协议、变更协议、解除协议或者终止协议等,按照合同订立程序办理审签和签署手续,并由合同承办部门将相关文书在法定或者

约定的期限内送达合同相对方。

第四十四条 对于在与学校合作过程中不诚信、不守法的市场主体,合同承办部门应当及时报告职能部门。职能部门逐步建立违约失信单位黑名单。列入黑名单的单位,在黑名单依规定撤

销前,学校不再与其订立合同。职能部门应将黑名单转发参与审签部门备查。

 

                             第四节 合同档案管理

第四十五条 合同承办部门应当指定专人负责合同订立、履行等全过程中所产生的相关材料的收集与整理,负责合同档案材料的立卷归档工作,并于合同签订当年,按照学校档案管理规定,移交学校档案馆。合同履行过程中形成的合同附属材料,也应当在合同履行完毕后,按照学校档案管理规定,移交学校档案馆。

第四十六条 按规定应当通过招投标方式订立的合同,其档案包括下列材料:

(一)招投标过程材料,合同谈判过程中的记录、纪要、合同初稿等。

(二)合同审签过程中各环节审查、签批意见等。

(三)正式签署的合同文本。

(四)合同履行过程中的往来函件、付款凭证、发票复印件、交付或者验收记录、结算文件、补充协议、变更协议、解除协议或者终止协议等。

(五)属于本办法第九条规定情形的,合同档案还包括该条规定的证照、报告、证明文件等材料。

(六)其他有必要归档的材料。

 

                                                                              第六章 责任追究

第四十七条 学校工作人员未获授权、超越授权范围或者违反程序对外订立合同、为他人提供担保、为他人提供场所或其他便利的,应当及时改正、补救。由此导致的一切不利后果由当事

人承担,给学校造成经济损失的,由当事人按实际损失金额承担赔偿责任。

第四十八条 虽经授权,但在合同订立和履行过程中有下列情形之一的,合同承办部门、职能部门应当及时改正、补救,给15学校造成经济损失的,学校向直接责任人及其所在单位(部门)负责人追偿:

(一)未认真调查合同相对方的主体资格和履约能力,造成学校利益受损的。

(二)虚构事实或者隐瞒真相,与合同相对方或者第三方串通,损害学校利益的。

(三)合同承办部门、职能部门在合同履行过程中失职、渎职或者违反廉洁规定,造成学校利益受损的。

(四)泄露国家秘密、商业秘密或者学校明令要求保密的工作信息、人员信息等事项,造成学校、他人利益受损的。

(五)遗失合同文本或者其他有关文件、资料,造成学校利益受损的。

(六)恶意拆分项目立项或拆分签订合同的。

(七)合同承办部门不及时如实申报合同履行情况,导致学校损失的。

(八)违反法律法规规章、党内法规以及本办法规定,造成学校利益受损的其他情形。

第四十九条 具有上述两条所列情形,情节或者后果严重,构成违纪违法的,学校依据管理制度、聘用合同给予处分、解聘等处理。构成犯罪的,移送司法机关追究刑事责任。

 

                                                                               第七章 附 则

第五十条 人事聘任聘用合同、劳动合同的管理,依照本办法相关规定执行。

第五十一条 中国教育工会湖南工业大学委员会、湖南工业大学科技学院等与湖南工业大学有密切联系的独立法人实体,其政策法律事务依照本办法执行。

第五十二条 本办法自学校发文之日起施行,由政策法规室会同相关职能部门解释。原《湖南工业大学合同管理办法》(湖工大政字[2013]61 号)、《关于进一步加强合同管理工作的意见》(湖工大政字[2013]60 号)同时废止。

                                                        湖南工业大学

                                                                                                                          2019 7 10

附件一:

                                                     湖南工业大学合同审签表

承办部门(盖章): 承办人:

合同名称:

相对方:

项目类型:(年度计划内年度计划外

立项资料(中标或成交通知书会议纪要请示批复其他

项目议定方式(公开招标邀请招标竞争性谈判议标询价单一来源采购接委托其他

主要内容:

承办部门意见

合同技术条款(包括相关技术标准与参数)确认无误。

承办人(签名)

部门负责人(签名)

审计处:

财务处:

政策法规室:

其他职能部门:

分管校领导:

校长:

18

附件二:

                                          湖南工业大学简易程序合同审签表

(按学校文件规定非必须招标的项目)

承办部门(盖章): 承办人:

合同基本情况

合同名称:

相对方:

立项资料:(会议纪要请示批复其他

项目议定方式:

主要内容:

承办部门意见

合同技术条款(包括相关技术标准与参数)确认无误。

承办人(签名)

部门负责人(签名)

政策法规室分管校领导校长19

附件三:

                                              湖南工业大学合同履行台账

承办部门(盖章): 统计时间: 年 月 日

序号 合同名称 相对方 签订时间

承办人、合同履行

管理员、联系电话

合同金额

(价款)

合同履行期限 合同履行进度

尚未支付或收取的金额

(请注明待收或待付)

合同履行状态(完毕/履行

/中止/终止)

部门负责人(签名): 填表人(签名):

填表说明:“合同履行进度”填写合同履行安排及其进展,如:是否交货、验收、付款,工程进度、进度款、质保金等。

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