根据《中华人民共和国食品安全法》和相关食品卫生的要求，为进一步规范湖南工业大学食堂原材料采购行为，确保食品安全，特制订本办法。在湖南工业大学经营食堂的餐饮公司和向湖南工业大学食堂提供原材料的供应商都必须遵守本管理办法。
本管理办法中的原材料分为两个部分：第一部分，大宗物资指米、油、肉、面粉、米粉这五大类原材料;第二部分，小型物资指除米、油、肉、面粉、米粉这五大类以外的其它所有原材料。
一、原材料供应商选取的原则和要求：
1、所有供应商都应具备符合国家法律、法规和食品安全要求的相关证照和(资质)证明。供应商的资格审查工作主要由餐饮公司负责，餐饮服务中心按照相关法律、法规和食品安全的要求进行复查审定。
2、大宗物资供应商的确定：
大宗物资供应商由餐饮公司推荐，餐饮服务中心组织相关人员对供应商进行实地考察，并对同类供应商进行综合评价，择优选定供应商，并制定《湖南工业大学食堂大宗物资准入企业名录》。各餐饮公司只能从《湖南工业大学食堂大宗物资准入企业名录》采购米、油、肉、面粉、米粉这五大类大宗物资。
3、小型物资供应商的确定：
小型物资供应商暂时由各餐饮公司自行确定，但要将供应商名单报餐饮服务中心备案。小型物资供应商必须选取手续齐全、产品安全保障系数高、信誉优良和拥有固定加工场所或经营场所的生产商或销售商作为供应商。小型物资供应商必须相对固定，如有更改，需要向餐饮服务中心报备。
4、《湖南工业大学食堂大宗物资准入企业名录》有效期暂定一年，对全年供应量较小的供应商进行末位淘汰。各餐饮公司应严把采购质量关，对于在供应环节不能满足食堂需要的供应商，各餐饮公司可向餐饮服务中心反馈，经共同协商后可以重新选择更换同类供应商。
5、同类物资供应商不少于两个。
二、原材料供应商实地考察和确定原则：
1、对于大宗物资的供应商由餐饮服务中心进行资格审查后，对符合要求的供应商，餐饮服务中心组织人员进行实地考察，并对同类供应商进行综合评价，择优选定供应商。
2、对于各餐饮公司自行确定的小型物资供应商，餐饮服务中心根据备案情况，组织相关工作人员组成考察小组对供应商进行抽查，根据抽查考察结果和综合比较，餐饮服务中心有权否定供应商。
3、考察小组成员由后勤管理处相关负责人、餐饮服务中心分管采购工作副主任、餐饮服务中心采购负责人、餐饮公司代表共同组成。
4、实地考查主要包括：现场查阅相关资质材料原件、食品安全保障系数评估、生产规模、生产环境、产品质量、服务保障、客户评价、供应配送等方面。
三、原材料供应商的管理：
1、所有供应商都服从于餐饮服务中心以及餐饮公司的统一管理，并遵守湖南工业大学和餐饮公司的相关规章制度。
2、所有供应商，必须向餐饮服务中心和餐饮公司提供完整、真实、有效的证照复印件，并建立相关的档案资料。各供应商应该主动将需要年审或更换的证照，及时更新至餐饮服务中心和餐饮公司。
3、所有供应商在正式发生供求关系前，都必须与有采购协议的餐饮公司签订《食品安全责任状》，否则可以取消供应资格，签订的《食品安全责任状》需要留一份给餐饮服务中心备案。
4、所有供应商，必须按照各个餐饮公司所分配的供应计划，按质、按时、按量和其他配送要求将物资配送到指定食堂。
5、对于在供货过程中出现违反餐饮服务中心和餐饮公司相关制度和要求的供应商，由餐饮服务中心和餐饮公司共同协商后按相关规章制度进行处罚，直至终止供货关系。
6、各餐饮公司应与相对固定的供应商签订采购意向协议书，协议书应该载明厂商保证退货、换货、以及索赔与承担食品质量卫生的条款，以保证食品质量和安全。
四、原材料价格确定的原则：
1、所有原材料的价格由餐饮公司与供应商协商定价。
2、如遇市场物价上涨，供货方不得擅自提价，必须报餐饮公司审定，经餐饮公司核实价格后，再双方共同协商价格。
3、如遇市场物价下调，供货方必须第一时间主动通知餐饮公司进行价格调整。
4、作为学校食堂的长期供应商，在价格上涨期间，供货方应给予支持和理解，共同消化物价上涨的影响。
五、采购流程：
1、采购计划
各餐饮公司根据就餐人数、菜式、食品库存量等实际情况，及时下单给供应商，确保所有采购物品、原料如数准时到位。
2、采购控制
（1）、采购、验收食品必须向厂商索证（卫生许可证、检验、检测化验报告、产品合格证、化验单、商标、企业法人营业执照、法定代表人身份证、市场摊点证等）验证，畜禽肉食类产品要索取检疫合格证。
上述各证必须与实际向食堂供应的原材料一一对应，同种不同规格的食品必须做到每一规格一证。
（2）、禁止采购、验收一切有害人体健康的食品或不符合食品卫生标准和要求的食品。禁止采购、验收超过保持期限的食品或不符合食品标签规定的定型包装食品。
定型包装食品和食品添加剂必须有产品说明书、商品标志、品名、厂商家名称、厂址、生产日期、保存（保质）期等内容，不得采购不具有品名、产地、厂名、生产日期、保质期限、批号或代号等标识的定型包装食品，进口食品必须有中文标识。杜绝采购假冒伪劣产品。
3、采购验收
（1）采购、验收要进行感官检查，对食品通过看、嗅、触、尝、试等方法对食品质量作初步判断，禁止采购感官状况不佳的食品和原辅料。
（2）大宗物资的验收由餐饮公司与餐饮服务中心值班人员共同完成，供应商需要提交两联送货单，其中一联由餐饮公司保管制作台账，另一联交由餐饮服务中心派驻到每个食堂的值班人员保存，食堂值班人员根据收到的物资采购流水监督各食堂所采购物资的来源、确保质量、数量、相关手续是否齐全，对不合格物品有权及时采取有效措施解决，餐饮服务中心采购员对此过程进行监督和抽查。
（3）小型物资的验收由餐饮公司与餐饮服务中心值班人员共同完成，餐饮服务中心负责人对此过程进行监督和抽查。
（4）各食堂对所采购的合格原材料除需立即使用的外，必须归类按要求存放，并根据物料的特性做好相关的防护措施，经验收不合格的原材料必须及时退货处理，严禁流入食堂或仓库。
4、原材料货款的支付
（1）原材料验收合格后，餐饮公司应严格按实际数量做好入库，并按要求填写出入库单。
（2）对于大宗物资，每月月底（每月25日以后），各供应商根据各自的供货记录，与食堂值班人员及餐饮公司一起核对大宗物资采购结算价款，三方签字确认。大宗物资结算价款核对完毕后交餐饮服务中心，由餐饮服务中心办理好相关报账手续后由湖南工业大学财务处从相应餐饮公司的营业款中代扣支付给各供应商，原材料货款采用转账方式汇至相关供应商账户。
（3）对于小型物资的原材料货款结算由各餐饮公司自行负责结算。
六、其它：
1、采购索证索票要严格按国家政策办理，如出现问题被行政部门处罚由各餐饮公司自行负责。
2、各餐饮公司在大宗物资采购如未执行本采购管理办法的，按照2000元/次的标准对餐饮公司进行处罚，罚金从营业款中直接扣除。
3、后附的《湖南工业大学食堂大宗物资准入企业名录》，属于本办法的一部分。
4、本办法从2017年5日26起实行。
湖南工业大学后勤管理处餐饮服务中心
二0一七年五月十八日
